Weniger Hektik und Chaos bei der Anmeldung
Die Anmeldung ist die Visitenkarte Ihrer Praxis. Das was sich viele Tierbesitzer vorstellen, wenn sie an Ihre Praxis denken. Überraschend, oder? Man könnte vermuten, dass es das Sprechzimmer ist, aber eine Umfrage ergab, dass die meisten Kunden an der Anmeldung denken und angeben, dass sie im Sprechzimmer hauptsächlich ihr eigenes Haustier und das freundliche Gesicht des Tierarztes oder Tiermedizinische Fachangestellte sehen.
Kurz gesagt: Ihre Praxis ist in diesem Fall die Anmeldung. Die Anmeldung ist einer der wichtigsten Bereiche Ihrer Praxis. Es ist im wahrsten Sinne des Wortes ein Kommen und Gehen von Patienten, Tierbesitzer und Aufgaben, die so weit wie möglich organisiert werden müssen. Da alles über die Anmeldung läuft, kann dies gleichzeitig als geschäftig und chaotisch empfunden werden. Nachfolgend lesen Sie drei Gründe dafür:
1. Ablenkung
Man könnte meinen, dass „die Aufnahme“ manchmal chaotisch oder hektisch sein kann. Aber in vielen Praxen ist es tatsächlich die Anmeldung; die Stelle, wo das Telefon ständig (ungeplant) klingelt, Bestellungen gemacht und entgegengenommen werden und natürlich auch Kunden kommen und gehen. Jeder Moment bei der Anmeldung kann ein Moment der Ablenkung sein, in dem Ihnen leicht ein Fehler unterlaufen kann. Erfolgreiches Anmeldungsmanagement (nennen wir es einfach so) wird dadurch erreicht, dass Ablenkungen so weit wie möglich eingeschränkt werden.
2. Wechseln in der Anmeldung
„Jeder hat ein wenig Anmeldungsdienst“, was bedeutet, dass jeder es in gewissem Maße tut oder nicht tut, und das ist bereits ein Problem. Wenn in der Praxis keiner „wirklich“ die Aufgabe hat oder sich für bestimmte Aufgaben verantwortlich fühlt, werden diese nicht immer ordnungsgemäß oder vollständig erledigt, geschweige das Übertragen der ausstehenden Aufgaben. Dies hat oft unerwünschte oder unbeabsichtigte Auswirkungen auf das Kundenerlebnis und die Kundenreise durch Ihre Praxis.
Unsere Tipps:
- Arbeiten Sie auf einen Zeitplan hin, in dem die Mitarbeiter feste Zeiten an der Anmeldung haben.
- Definieren Sie die Verantwortlichkeiten für Anmeldungsmitarbeiter.
- Stellen Sie sicher, dass es in der Mittagspause immer jemand an der Anmeldung gibt, und rotieren Sie diese Schicht, damit jeder an die Reihe kommt.
- Plan einen Übergabezeitpunkt, an dem die Kollegen einander offene Aufgaben übertragen können.
3. Lange Arbeitstage
Lange Arbeitstage sind in einer Tierarztpraxis keine Seltenheit. Übrigens: Auch wenn der Arbeitstag kurz ist, kann er sich aufgrund der Hektik immer noch lang anfühlen. Wenn Sie weiterhin das Gefühl eines anstrengenden Arbeitstages haben, wird dies wahrscheinlich langfristige Folgen für Ihre Arbeitszufriedenheit, das Ergebnis Ihrer Arbeit und letztendlich das Kundenerlebnis haben.
Unsere Tipps:
- Planen Sie feste Zeiten für Aufgaben wie Rückrufe, das Schreiben von Karten und das Aufgeben und das Einbuchen von Bestellungen.
- Reservieren Sie Momente für eine Pause. Wir alle kennen die Tage, an denen keine Zeit für eine Pause zu sein scheint, aber wir wissen, dass ein Moment der Pause Ihnen neue Energie gibt.
- Automatisieren Sie in der Praxis so viel wie möglich. Animana kann mehr als Sie denken: Sie können beispielsweise mit Benutzerdefinierte Protokollen und automatisierte Erinnerungen arbeiten, um viele Prozesse in Ihrer Praxis effizienter zu gestalten.
Abschluss
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um mit Ihrem Team darüber nachzudenken, wie Sie die Arbeit in der Anmeldung besser optimieren können. Sehen Sie sich an, wie Sie das Chaos und die Ablenkungen an der Anmeldung reduzieren können, wie Sie Klarheit über die Erwartungen an der Anmeldung schaffen und wie Sie die Effizienz steigern können, um Ihre Praxis zu einem angenehmeren Arbeitsplatz mit weniger Stress und weniger Chaos zu machen. Die Anmeldung ist letztlich die Visitenkarte Ihrer Praxis und hoffentlich können Sie Ihren Kunden ein noch besseres Kundenerlebnis bieten!
